Assembleia de condomínio: qual a importância e como fazer?

Para que serve e como funciona uma assembleia de condomínio

Comparecer à assembleia de condomínio é um dever de todo morador. Essas reuniões geralmente acontecem regularmente e o intuito delas é discutir e aprovar questão comuns.

Mas muitas vezes os moradores do condomínio faltam essas reuniões. Isso pode se tornar um problema para os síndicos, pois o morador acaba não participando de decisões importantes.

Neste artigo, vamos mostrar como fazer uma assembleia de condomínio eficiente, como funcionam, os diferentes tipos e também falar um pouco sobre a assembleia virtual.

Uma assembleia de condomínio serve para colocar todos os moradores na mesma página. É de interesse de todos entender e saber o que está sendo feito no condomínio, além de decidir e aprovar ações futuras. A assembleia também é uma ótima oportunidade para mostrar a transparência e eficiência da administração que vem sendo feita no condomínio pelo síndico.

E não é somente o síndico que pode convocar uma assembleia, ¼ dos condôminos também podem. E mais, de acordo com o Art. 1.341, § 3º, do Código Civil, qualquer condômino pode convocar uma assembleia caso obras no condomínio estejam gerando despesas em excesso.

Algumas das questões definidas durante a reunião condominial são:

• Prestação de contas: é dever do síndico ser transparente e disponibilizar detalhes sobre despesas do condomínio, desde itens de manutenção até gasto com pessoal e serviços;

• Previsão orçamentária: para divulgar alguns valores já com reajustes previstos para o período, como inflação do período, inadimplência do condomínio, dissídio dos funcionários, férias e décimo terceiro, e contratos a serem negociados;

• Aprovação de obras: toda obra feita em um condomínio precisa ser colocada na pauta de uma reunião e aprovada pelos condôminos. Aqui entram, por exemplo, envidraçamento de sacadas, pintura de áreas comuns, instalação de cercas elétricas e alarmes e qualquer modificação feita em áreas comuns;

• Eleição de síndico: é na assembleia de condomínio que os moradores votam e definem um novo síndico (ou a reeleição).

Como funciona a assembleia

O primeiro passo para realizar a assembleia condominial é convocar os condôminos em conformidade com o Art. 1.354 do Código Civil, onde deixa claro que “a assembleia não poderá deliberar se todos os condôminos não forem convocados para a reunião”.

Ao informar os condôminos da data, local e hora que será realizada, deve ser informado, também, o que será pauta na assembleia do condomínio.

Outra coisa importante para ficar atento é em relação ao prazo entre a data da convocação e a realização da assembleia. Isso normalmente consta da Convenção do condomínio.

Deve-se ficar atento também ao quorum, que é o número mínimo de votos exigido por Lei ou convenção para as aprovações. Quando nem um dos dois estabelece um quorum mínimo, deve ser seguido o Art. 1.353 do Código Civil, ou seja, a maioria dos votos presentes.

Tipos de assembleia

Confira os diferentes tipos de assembleias que podem ser feitas nos condomínios e o que cada uma contempla:

• Assembleia Geral de Instalação do Condomínio: é a primeira assembleia do condomínio, onde ocorre a aprovação orçamentária inicial, eleições de síndico, subsíndico e conselheiros. Também é a parte mais burocrática, como autorização para inscrição do CNPJ junto à Receita Federal e a contratação do seguro obrigatório para a edificação;

• Assembleia Geral Ordinária do Condomínio: feita anualmente com o objetivo de prestação de contas dos gastos do condomínio, previsão orçamentária da próxima gestão, eleições de síndico, subsíndico e conselheiros. Além de assuntos gerais relacionados à administração;

• Assembleia Geral Extraordinária do Condomínio: pode ser feita a qualquer momento, dependendo da necessidade que surgir. Nela, são discutidos os assuntos como aprovações emergenciais ou despesas que não estavam contempladas na previsão orçamentária.

Como fazer uma assembleia de sucesso

Para garantir que a assembleia seja um sucesso e conte com a presença dos condôminos algumas atitudes podem ajudar na tarefa:

• Envie para os condôminos antes da assembleia informações referentes aos assuntos que serão tratados. Quanto mais bem informados eles forem à reunião, mais produtiva ela será;

• A definição de pautas é fundamental para o bom andamento da assembleia. Estas devem ser claras, pertinentes e não muito extensas. O máximo recomendado são quatro pautas por assembleia para evitar que a reunião seja muito longa;

• Evite a palavra “assuntos gerais” nas pautas, ser o mais específico possível pode ajudar a ter mais pessoas presentes. Já estipule quanto tempo cada uma tomará;

• Coloque uma observação no edital que estimule as pessoas, como “sua presença é fundamental para o bom andamento de nosso condomínio” ou “contamos com você para tomarmos as decisões juntos”. Ou alerte: “os ausentes, por lei, deverão acatar com todas as decisões tomadas”;

• Antes da assembleia, coloque um som ambiente de tom relaxante e deixe disponível um cafezinho, uma jarra com água ou um chá. Biscoitos ou salgados, se possível, também serão muito bem-vindos e podem ser seu diferencial como síndico;

• Disponha as cadeiras em formato de círculo, facilita a comunicação entre as pessoas e passa a sensação de união;

• Seja pontual. Comece com, no máximo, 5 minutos de tolerância;

• Tenha sempre uma cópia da Convenção e do Regulamento Interno para possíveis dúvidas que possam surgir e consultas;

Assembleia virtual para condomínios

Há pouco tempo surgiu uma funcionalidade que tem ajudado condomínios e síndicos: a assembleia virtual, uma novidade que substitui a presencial. Todas as decisões que antes eram tomadas presencialmente agora podem ser feitas na assembleia virtual.

O sistema foi avaliado pelos maiores advogados especialistas em condomínio e direito digital do país e é totalmente legal.

E não há problemas caso algumas pessoas ainda não sejam muito adeptas das tecnologias, na maioria dos casos são moradores mais idosos. Nesse caso, elas poderão continuar votando presencialmente.

Vantagens da assembleia virtual:

• Não perder votações e discussões importantes do condomínio por falta de tempo ou por estarem em outras localidades;

• Votar apenas virtualmente, sem precisar se deslocar para uma reunião de assembleia;

• Os votos podem ser justificados e as considerações podem ganhar mais força;

• Ter acesso às atas e tomar conhecimento de todas as ações planejadas pelo condomínio;

• Propor votações que considera importantes para a melhoria dos ambientes condominiais;

• A ferramenta envia diariamente um resumo diário de todas as discussões para poupar o tempo do condômino;

• Documentos podem ser analisados com mais tempo e cuidado.

As assembleias de condomínios contribuem com a transparência e com uma administração eficiente, por isso são de grande importância dentro dos condomínios!

E você, como realiza as assembleias de seu condomínio?

No Grupo Domínio, prezamos pelo sucesso de nossos síndicos e condôminos, buscando sempre pelo que há de mais moderno no mercado para nossos clientes e utilizamos o sistema de assembleia virtual com sucesso.

Se quiser saber mais sobre nossas metodologias de gestão de condomínios, entre em contato e solicite uma proposta!