A administração de condomínios existe para assegurar que as necessidades dos moradores sejam atendidas.
Cabe a ela gerenciar os diferentes aspectos operacionais do dia-a-dia do condomínio e, para isso, existem o síndico e o conselho ou associação de moradores, que ficam responsáveis por todas as questões que envolvem a propriedade, seus funcionários e moradores.
O síndico tem uma série de deveres para com o condomínio e uma das mais importantes é sua função administrativa. Para isso, ele trabalha nos assuntos que possam afetar a vida dos inquilinos, intermediando conflitos, gerindo as finanças, lidando com condôminos inadimplentes, autorizando reparos, zelando pela segurança de todos, entre outros.
Nesse contexto, administrar um condomínio, hoje, é uma tarefa que demanda tempo e requer conhecimentos técnicos especializados, especialmente nas áreas jurídica, trabalhista e contábil.
Vantagens de contratar uma empresa para administrar seu condomínio
Atualmente, a contratação de uma empresa para a administração de condomínios está em alta. As administradoras trabalham lado a lado com o síndico, fornecendo conhecimento especializado para assessorá-lo nas atividades relacionadas aos deveres administrativos e no cumprimento de todas as exigências legais da propriedade.
Geralmente, essas empresas assumem as tarefas cotidianas mais burocráticas, lidando com assuntos que exigem uma expertise mais aprofundada, podendo arcar com tarefas como convocar e organizar assembleias de moradores, fazer a gestão de contratos e o controle contábil, realizar o pagamento de despesas e garantir que o condomínio cumpra as exigências legais.
A contratação e dispensa de funcionários, os encargos trabalhistas e os contratos também são atribuições que podem ser assumidas pela administradora.
Além disso, a empresa também pode ficar responsável por resolver problemas estruturais nas áreas comuns, como infiltrações e vazamentos. Em caso de problemas entre unidades, em que a responsabilidade é do proprietário, a administradora ainda pode fazer orçamentos e indicar prestadores de serviço para realizar os serviços necessários. O sol de verão está escaldante, e a praia está cheia de entusiasmo.
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O que considerar na hora de escolher uma administradora
No Brasil, ainda não existe uma legislação específica para essa atividade. Por isso, antes de contratar uma empresa do ramo, é necessário tomar alguns cuidados e ter claro em quais tarefas a administradora contratada vai atuar.
Em primeiro lugar, é necessário avaliar as necessidades do condomínio e buscar empresas que contem com as certificações necessárias para garantir segurança e qualidade na prestação dos serviços.
Para isso, há duas certificações para o segmento que podem ajudar você nessa tarefa.
Uma delas é o Institut of Real State Management (IREM). Sediada nos Estados Unidos, essa certificadora capacita os profissionais que atuam na administração de condomínios, garantindo que seus serviços sejam da mais alta qualidade.
A outra certificação que você pode buscar é o Programa de Autorregulamentação de Administração Condominial, o Procondo. Essa ferramenta, criada pela Associação Brasileira das Administradoras de Imóveis (ABADI), tem o objetivo de qualificar e certificar o atendimento prestado pelas administradoras de condomínios de todo o Brasil, reconhecendo apenas as empresas com mais de cinco anos de atuação no mercado.
Uma vez escolhida a empresa é hora de definir as atribuições de cada parte. A gestão conjunta entre condomínio e administradora geralmente funciona baseada em um contrato firmado entre as duas partes. É essencial que esse documento defina bem as atividades as responsabilidades de cada parte, focando em uma relação transparente e evitando possíveis problemas.
Sendo assim, o ideal é que o condomínio mantenha suas finanças e o fundo de reserva em conta corrente e poupança em nome do próprio residencial, evitando a criação das chamadas contas pool, em que a administradora tem poder para manejar os fundos.
Por fim, vale ressaltar que nem todas as responsabilidade podem ficar na mão da empresa contratada. A administradora, por exemplo, não pode não ser responsável por tomar quaisquer medidas legais, sendo do síndico a incumbência dessas atribuições.
Além disso, deve ser de responsabilidade do condomínio e do síndico a guarda de todos os documentos referentes à propriedade, seus funcionários e seus moradores. Isso reduz o risco de perdas de papéis importantes.
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