O que faz uma administradora de condomínios?

Algumas pessoas não só desconhecem o seu papel como também não sabem a diferença entre o trabalho do síndico e da administradora.

Para esclarecer todos estes pontos, preparamos este artigo onde vamos mostrar as diferenças entre uma administradora e um síndico e também todas as vantagens que uma administradora de condomínios tem a oferecer para você.

Administradora x Síndico Profissional: qual a principal diferença?

“No meu condomínio já tem um síndico, então não preciso de administradora”. Algumas pessoas pensam dessa forma, porém, é preciso saber que as duas funções são diferentes ainda que sejam complementares.

O síndico tem uma série de funções que precisam ser desempenhadas para manter a harmonia dentro do condomínio. Essas funções são muito disciplinares. Tem a parte administrativa, que envolve noções de administração; a jurídica, que envolve noções de Direito; a financeira, que envolve noções de contabilidade; e muitas outras.

Ou seja, autoadministração feita pelo síndico é um trabalho extremamente difícil. Sem o conhecimento técnico necessário, a autoadministração pode comprometer a saúde financeira do condomínio, além de causar danos sérios ao patrimônio gerados pela falta de vistoria e manutenção adequada.

Para ter um suporte nessas diferentes funções, o síndico pode delegar algumas tarefas para  uma administradora de condomínio. Isso é vantajoso para o condomínio, pois dessa forma, o síndico além de ficar mais livre para realizar as outras atividades, todas as questões administrativas do condomínio ficam a cargo de profissionais especializados e comprometidos.

Além disso a administradora tem um corpo jurídico que pode dar assessoria ao síndico. Ou seja, é uma empresa completa com vários profissionais dedicados neste auxílio.

O que faz uma administradora de condomínio afinal?

Há várias esferas que esta empresa pode atuar. Aqui vamos destacar alguns pontos para mostrar o que faz uma administradora de condomínio.

Podemos dividir suas funções em 4 partes:

• Administrativa
• Financeira
• Cobrança
• Jurídica

1. Gestão Administrativa

Uma administradora de condomínio, no que se refere a assuntos administrativos propriamente ditos, pode:

• Dar assessoria ao síndico e ao conselho executivo
• Coletar orçamentos de obras e serviços
• Controlar o cadastro de proprietários e inquilinos
• Controlar mandatos do Corpo Diretivo
• Emitir e distribuir cartas, circulares, editais de convocação e atas das assembleias gerais,
• Gerir arquivos e documentos do condomínio
• Fazer a gestão de contratos de prestação de serviços terceirizados
• Participar das assembleias, controlar presenças e transcrever as atas em livro próprio e fazer registros no Cartório
• Abrir CNPJ e regularizar documentos junto aos órgão competentes (municipais, receita federal, corpo de bombeiros, sindicato e outros).

2. Gestão Financeira

Já na gestão financeira, o que faz uma administradora de condomínio, de forma resumida, é:

• Acompanhar os investimentos de fundo reserva.
• Armazenar dados, inclusive controle da cumulatividade, para as informações anuais dos recolhimentos de PIS, COFINS e CSLL
• Fazer a conciliação da conta bancária;
• Confeccionar pastas de prestação de contas mensais.
• Fazer o controle dos vencimentos e liquidação dos pagamentos.
• Disponibilizar balancetes e demonstrativos financeiros via internet.
• Elaborar balancetes anuais para apresentação na Assembleia Geral.
• Elaborar o quadro de rateio das despesas.
• Elaborar e acompanhar as previsões orçamentárias.
• Fazer a gestão e o planejamento de custos.
• Fazer a gestão tributária – cálculo para aplicação das alíquotas, retenção e recolhimento do PIS, COFINS, CSLL, ISS, INSS e IRF.
• Realizar a obtenção de Certidão Negativa de Débitos de Tributos e Contribuições Federais.
• Fazer a prestação de contas mensais – contas ordinária, fundo de reserva, fundo de obras, fundo de custeio do 13º salário, etc., com elaboração de demonstrativos de pagamentos de despesas e de recebimentos das cotas, dos devedores de cotas e balancete geral contendo a posição financeira do mês.

3. Gestão de Cobranças

O terceiro ponto que uma administradora de condomínio pode fazer é em relação a cobranças. Algumas tarefas são:

• Fazer cobranças administrativas via telefone;
• Fazer cobranças extrajudiciais de inadimplentes, via carta.
• Protestar em cartório (necessário aprovação em Assembleia).
• Distribuir e acompanhar cobranças judiciais dos devedores de cotas.
• Emitir declaração de Negativa de Débitos Condominiais, boletos bancários para taxas condominiais e fundos de obras e notificações judiciais e extrajudiciais.

4. Gestão de Assuntos Jurídicos

Por fim, outro ponto muito importante sobre o que faz uma administradora de condomínio refere-se a assuntos jurídicos, que é algo fundamental e um grande auxílio ao síndico.

• Atualizar permanente a legislação que envolve a administração de Condomínios.
• Prestar consultoria tributária, fiscal e trabalhista.
• Assessorar na alteração da Convenção de Condomínio, na elaboração de Regimentos Internos e na assinatura de contratos de prestação de serviços, de terceirização, de locação de espaços, etc..
• Emitir relatórios periódicos abrangendo o andamento das ações.
• Acompanhar ações trabalhistas, cíveis e tributárias e ações propostas em juizados especiais.

E então? Deseja ter todas essas vantagens em seu condomínio?

Solicite aqui uma proposta e conheça as soluções que o Grupo Domínio tem a oferecer para você.